KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI
1. Amaç ve Kapsam
Bu politika;

• Şirketimiz çalışanlarının, müşteri ve iş ortaklarımızın, tedarikçilerimizin, ziyaretçilerimizin ve diğer tüm gerçek kişilerin (“ilgili kişi”) kişisel verilerinin korunması,

• Kişisel verilerin işlenmesi, saklanması, aktarılması ve silinmesi süreçlerinde uyulması gereken esaslar,

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirler
  konularını düzenler.

Şirketimiz, veri sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerin güvenliği ve ilgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması için gerekli tüm önlemleri alır ve bu Politika’da belirlenen ilkeler çerçevesinde hareket eder.

2. Tanımlar

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgi (örneğin isim, soyisim, telefon numarası, e-posta adresi, IP adresi vb.).

• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, kılık kıyafet, sağlık bilgileri, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti, güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ve biyometrik-genetik veriler gibi hassas nitelikli veriler.

• Veri Sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve araçlarını belirleyen gerçek veya tüzel kişi.

• İşleme: Kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem (toplama, kaydetme, saklama, değiştirme, açıklama, aktarma vb.).

3. Kişisel Verilerin İşlenme İlkeleri
Şirketimiz, KVKK’nın 4. maddesinde yer alan temel ilkelere uyumlu şekilde kişisel verileri işlemektedir:

1. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma: Veriler yasal çerçevede, meşru ve dürüst amaçlarla işlenir.

2. Doğruluk ve Güncellik: Verilerin doğru ve güncel olması sağlanır; gerekli durumlarda veri sahibinin talebi veya Şirket’in inisiyatifiyle güncellenir.

3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşleme: Veriler, işlenmeden önce belirlenen hukuki dayanak ve meşru amaçlar çerçevesinde toplanır ve kullanılır.

4. İşlendikleri Amaçla Sınırlı ve Ölçülü Olma: Veriler, işlendikleri amaçla bağlantılı ve bu amaç için gerekli olanla sınırlı şekilde kullanılır.

5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme: Mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır; bu süre sona erdiğinde veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
   
   

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Şirketimiz;

• Ürün ve hizmetlerin sunulması,

• Teknik servis, bakım, onarım ve kurulum hizmetlerinin yürütülmesi,

• Müşteri ilişkilerinin yönetimi,

• Faturalandırma ve ödeme işlemleri,

• Resmî kurumlarla ilgili yasal ve idari süreçlerin yerine getirilmesi,

• İletişim, pazarlama, kampanya ve tanıtım faaliyetleri (onay verilmişse),

• Çalışanlar ve iş başvurusunda bulunan adaylar için özlük işlerinin yürütülmesi,

• Ziyaretçi kayıtlarının tutulması, ofis/iş yeri güvenliğinin sağlanması
  gibi amaçlarla kişisel verileri işlemektedir.

Bu işlemler;

• KVKK m.5/2 ve m.6/3’te düzenlenen hukuki sebeplere (kanunlarda açıkça öngörülmesi, sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, veri sorumlusunun meşru menfaati vb.)

• Açık rızanın gerekli olduğu durumlarda veri sahibinin onayına
  dayanarak gerçekleştirilmektedir.

5. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Özel nitelikli kişisel veriler (sağlık verileri, biyometrik veriler vb.), ancak KVKK’da belirtilen şartlar veya ilgili kişiden açık rıza alınması hâlinde ve gerekli güvenlik önlemleri sağlanarak işlenir. Şirketimiz, bu verileri işlerken Kurul tarafından belirlenen “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Alınacak Yeterli Önlemler”e riayet eder.
6. Kişisel Verilerin Aktarılması
Şirketimiz, kişisel verileri aşağıdaki durumlar dışında üçüncü taraflarla paylaşmamaktadır:

1. Yasal Yükümlülükler: Mahkemeler, savcılıklar, düzenleyici kamu kurum ve kuruluşları gibi yasal mercilerin talebi doğrultusunda.

2. Sözleşmesel Zorunluluklar ve Hizmet Sağlayıcılar: Teknik servis, bakım, onarım, yazılım hizmetleri, veri depolama, pazarlama veya kargo-lojistik alanında destek aldığımız iş ortakları ve tedarikçilere; veri işleme amaçlarını aşmayacak şekilde, gerekli olduğu ölçüde.

3. Açık Rıza: İlgili kişinin önceden verdiği açık rıza kapsamında.

4. Meşru Menfaat veya Kanunî Diğer Sebepler: Şirketimizin meşru menfaatlerinin söz konusu olduğu ve kanun tarafından açıkça izin verilen hallerde (örneğin, avukatlık ve danışmanlık hizmetleri için uzman kişi veya şirketlerle paylaşım).

7. Verilerin Saklanması ve İmha Prosedürü
Kişisel veriler;

• İlgili yasal mevzuatta öngörülen muhafaza süreleri sona erdiğinde veya

• İşleme amacının ortadan kalkması hâlinde
  KVKK ve Yönetmelik doğrultusunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Şirketimiz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde periyodik imha planları oluşturur ve veri kayıt ortamlarında düzenli kontroller yapar.

8. Teknik ve İdari Tedbirler
Şirketimiz, kişisel verilerin gizliliğini ve bütünlüğünü korumak üzere hem teknolojik imkânlardan hem de idari denetim araçlarından yararlanır:

• Teknik Önlemler: Veri şifreleme, siber güvenlik yazılımları, veri yedekleme, erişim kontrol sistemleri, düzenli sızma testleri ve güvenlik duvarları.

• İdari Önlemler: Personelin verilerin korunmasına yönelik bilgilendirilmesi ve eğitilmesi, veri işleme süreçlerinin dokümantasyonu, gizlilik sözleşmeleri, denetim ve raporlama mekanizmaları, erişim yetki kısıtlamaları.

9. İlgili Kişinin Hakları
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sahipleri, Şirketimize başvurarak aşağıdaki haklarını kullanabilir:

1. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

3. İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,

5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

6. KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

7. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

8. İşlenen verilerin otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi nedeniyle uğranılan zararın giderilmesini talep etme.

İlgili kişiler, bu haklarını kullanmak için [iletişim bilgilerinizi ekleyin: posta adresi, e-posta adresi vb.] üzerinden Şirketimize ulaşabilir. Başvurular, KVKK ve ilgili mevzuatta belirtilen süreler içinde sonuçlandırılır.
10. Başvuru Yöntemi ve Değerlendirme Süreci
Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, KVKK ve ilgili alt düzenlemelerde öngörülen yöntemlerle (yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun (“KVK Kurumu”) belirlediği diğer usullerle) Şirketimize başvurabilirler. Şirketimiz, talebi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde değerlendirecek ve sonuca ilişkin ilgili kişiye yazılı veya elektronik ortamda bilgi verecektir.
11. Politika Güncellemeleri ve Yürürlük
Bu Politika, [güncel tarih] itibarıyla yürürlüğe girer. Şirketimiz, gerek mevzuat değişiklikleri gerekse iş süreçlerimizdeki güncellemeler sebebiyle bu Politikada gerekli gördüğü düzenlemeleri yapabilir. Güncel versiyon, [web siteniz varsa link verin] adresinde yayınlandığında yürürlük kazanır.
12. İletişim Bilgileri

• Şirket Adı: KOÇ DIŞ TİCARET VE HIRDAVAT SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ